Waarom 'georganiseerd raken' vaak niet werkt

Waarom 'georganiseerd raken' vaak niet werkt

Veel mensen zijn allergisch voor 'georganiseerd raken' omdat ze slechte ervaringen hebben met todolijstjes, schrijft David Allen, specialist in organisatorische effeciëntie. De oplossing is een werkstroom met vijf fases.

1. Verzamelen. Verzamel alles wat u bezighoudt, van groot tot klein, in uw inbakje, e-mail, notitieblokken enz. Zo krijgt u alles uit uw kortetermijngeheugen. Gebruik zo weinig mogelijk vergaarbakken en neem ze regelmatig door.
2. Verwerken. Beslis voor elk item in uw inbakjes of er een vervolgactie nodig is. Als er geen actie nodig is, zijn er twee opties: u stopt dit punt in uw vervaldagsysteem voor latere actie of u bergt het op in uw archief. Als er wel actie nodig is, beslis dan wat die is en voer het uit (acties van minder dan twee minuten), delegeer ze of schuif ze door. Als een actie niet volstaat, maakt u van dit item een project.
3. Organiseren. Groepeer de resultaten van de inputverwerking in onderhoudscategorieën. De vier voornaamste zijn 'projecten' (die u zeker wilt afronden), 'agenda' (tijdsgebonden acties), 'volgende acties' en 'wachten op' (projecten en acties van anderen). U kunt hier andere categorieën aan toevoegen (boodschappenlijst, bellijst?).
4. Onderhoud. Herzie de agenda en actielijsten elk dag. Voer een wekelijks onderhoud uit om deze lijsten actief en functioneel te houden.
5. Doen. Maak keuzes over uw acties op basis van wat u kunt doen (situaties), hoeveel tijd u hebt, hoeveel energie u hebt en vervolgens op basis van uw prioriteiten. Garandeer de beste intuïtieve keuzes door voortdurende, regelmatige aandacht voor prioriteiten: hoeveel is het me waard als ik nu x doe in plaats van y?

Bron: David Allen, 'Ready for Anything. 52 principes voor een productiever leven', Sdu Uitgevers, Den Haag, 2009

Reacties

Een reactie posten

Populaire posts van deze blog

Wat doe je met een onwillige medewerker?

Wat doe je met een onwillige medewerker? Hebt u een medewerker die uw aanwijzingen betwist of vierkant negeert? Roep hem tot de orde, maar wees constructief en laat uw verontwaardiging niet de bovenhand halen. Wat zijn de oorzaken? Misschien heeft de medewerker last met het organiseren van zijn werk of met het verteren van een overbelasting. Of hij toont zich misschien agressief omdat u hem een belangrijke opdracht hebt gegeven die boven zijn mogelijkheden lag. Even afstemmen. Praat met de medewerker over de verwachtingen die hij koestert. Wenst hij meer autonomie en verantwoordelijkheden? Meer evolutie in zijn loopbaan? Flexibiliteit in zijn werkuren? U moet zelf ook uw verwachtingen duidelijk maken: engagement, openheid over moeilijkheden, deelname aan vergaderingen... Als blijkt dat hij niet de juiste vaardigheden voor zijn taken heeft, wijzigt u zijn takenpakket of laat u hem een opleiding volgen. Een gebrek aan organisatie kunt u in de hand houden door tussentijdse verg
Meer lezen

Een betere werkorganisatie in vier stappen

Een betere werkorganisatie in vier stappen Hebt u aan het einde van de werkdag een onbevredigd gevoel? Hebt u sommige taken niet kunnen afwerken, bent u vaak afgeleid of lijken anderen uw agenda te bepalen? Vier tips om de controle terug te krijgen. Schep orde in uw slagveld. Ligt uw bureau er regelmatig als een slagveld bij? Hoe meer er op uw bureau ligt, hoe meer kans dat u wordt afgeleid tijdens uw werk: ‘Oh ja, dat ook nog’ of ‘Dat leg ik hier om het zeker niet te vergeten’. TIP: Gooi al uw Post-its en losse briefjes weg en gebruik één notaboekje. Dat boekje wordt dan de enige ‘voordeur’ in uw werksysteem. Geen stress meer: u weet dat alles wat u niet mag vergeten in dat ene boekje staat. Plan van achter naar voren. Plant u ook uw agenda vol van maandag tot vrijdag? Om dan op te merken dat u vrijdag niet alles klaar heeft gekregen? TIP: Begin uw planning op vrijdagmiddag en werk zo naar voren. Zo vermijdt u dat u vrijdag allerlei zaken snel moet afwerken of gestrest het wee
Meer lezen

Tips voor een goede vergadering

10 tips voor een goede vergadering 1. Hou alleen een vergadering indien echt nodig. 2. Elke vergadering heeft een duidelijke doelstelling. 3. Nodig een neutrale begeleider uit voor gevoelige vergaderingen. 4. Bereid een duidelijke, beknopte, resultaatgerichte agenda voor. 5. Bezorg de uitnodiging tijdig aan alle deelnemers.     De uitnodiging bevat doelstellingen, agenda met timing, plaats, datum en tijdstip, achtergrondinformatie      en instructies ter voorbereiding. 6. Start en stop op tijd. 7. Zorg ervoor dat de deelnemers concreet, voorbereid en constructief zijn. 8. Maak vergadernota's en bewaar ze zorgvuldig. 9. Neem beslissingen 10. Wijs taken toe en volg alle acties zorgvuldig op.
Meer lezen